Analoge Archivierung: Welche Unterschiede zur Digitalisierung?

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Analoge Archivierung: Welche Unterschiede zur Digitalisierung?

In zahlreichen Unternehmen geht der Trend zum nachhaltigen Arbeiten. Umweltbewusstes Verhalten sowie nachhaltige Büromaterialien von Ofrex.ch tun ihr Bestes bei dem Vorhaben. Ein wichtiger Punkt beim Thema Nachhaltigkeit ist die Digitalisierung. Dank neuster Techniken und Geräte lassen sich Firmendaten und Dokumente digital archivieren. Welche Unterschiede die analoge Archivierung im Vergleich zur Digitalisierung hat, verrate ich hier.

Digitale Archivierung schont die Umwelt

Wissen Sie, wie viel Papier Sie täglich mit Ihren Mitarbeitern im Büro verbrauchen? Höchstwahrscheinlich viel! Egal ob Druckdateien, Briefe, Verträge oder Listen – der Papierverbrauch in Büros ist gross. Erfreulicherweise haben die Hersteller reagiert und sich dem Thema Nachhaltigkeit gewidmet. Heutzutage finden Sie eine Vielzahl an Büromaterialien, die die Umwelt schonen. Dazu gehören beispielsweise recycelbares Druckpapier, nachfüllbare Druckerpatronen sowie Stifte aus natürlichen Materialien wie Holz.

Was viele Unternehmen nicht wissen: Es geht mit noch weniger Papierverbrauch! Die Digitalisierung ermöglicht das Aufbewahren von Daten und Dokumenten ohne Papier und Druck. Bei der digitalen Archivierung werden sämtliche Dokumente eingescannt und auf einem internen Server, auf Computern oder anderen Geräten gespeichert. Vorteile wie keine Papier- und Druckkosten, Platzeinsparung sowie ein benutzerdefinierter Zugriff mit Login und Passwort von mobilen Geräten gestalten die Arbeit im Büro effizient.

Analoge Archivierung in einigen Fällen unausweichlich

Bei der analogen Archivierung ist der Verbrauch von Papier und Druckerpatronen deutlich höher. Zusätzlich benötigen Sie ausreichend Stauraum, um die ausgedruckten Verträge und Dokumente aufzubewahren. Das erfordert oftmals einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Grundsätzlich ist die digitale Archivierung dem heutigen Zeitalter angepasst und wird demzufolge in vielen Unternehmen angewandt.

Trotz allem sind Sie in einigen Fällen verpflichtet, die Unterlagen über einen gewissen Zeitraum im Original als Ausdruck aufzubewahren. Bei diesen Dokumenten handelt es sich grösstenteils um Verträge, Urkunden oder Unterlagen aus der Buchhaltung. Welche Dokumente Sie für welchen Zeitraum als Ausdruck aufbewahren müssen, können Sie beim Finanzamt in Ihrer Stadt erfragen.

Fazit: Digitale Archivierung zukunftsweisend

An der Digitalisierung kommt keiner vorbei, das gilt ebenso für die Archivierung in Unternehmen. Nachhaltigkeit und Kostenersparnis sind relevante Kriterien, sich für die Digitalisierung und gegen eine analoge Archivierung zu entscheiden. Vergessen Sie trotz der neuen Technik nicht, dass Sie einige Unterlagen als Ausdruck im Original aufbewahren müssen.

 

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