Zeitmanagement leicht gemacht: So geht’s!

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Zeitmanagement leicht gemacht: So geht’s!

Agenda für Zeitmanagement

Die Stunden im Büro reichen oftmals nicht aus, um alle Arbeiten zu bewältigen. Ein voller Terminkalender, endlose To-Do-Listen, wichtige Meetings, kurzfristige Aufgaben und Gespräche mit Kollegen – wie sollen Sie all die Arbeit schaffen? Mit einer gut durchdachten Organisation und dem richtigen Zeitmanagement verlieren Sie keine Zeit bei der Arbeit und stehen nicht mehr unter Druck. Dementsprechend bleibt die Qualität Ihrer Aufgaben auf einem guten Level und die Arbeit macht Freude.

Arbeitstag planen: Schritt-für-Schritt zur Struktur

Mit einem guten Zeitmanagement schaffen Sie Abhilfe am Arbeitsplatz, da Sie den Tag strukturieren. Wenn Sie im Vorfeld wissen, was am nächsten Tag auf der To-Do-Liste steht, schieben Sie keine Aufgaben unnötig vor sich her und es bleibt demzufolge nichts liegen. Ein Tag hat 24 Stunden – nicht mehr, nicht weniger. Und neben der Arbeit im Büro sind Familie und Freizeit wichtige Faktoren, die Sie bei der Planung nicht vergessen sollten.

Tipps für ein sinnvollen Zeitmanagement

1. Überblick behalten: Richten Sie sich einen Kalender ein – auf dem Laptop im Büro sowie auf dem Smartphone. Eine zusätzliche Alternative ist der Taschenkalender. Auf diese Weise haben Sie Ihre Termine zu jeder Zeit im Blick und können den Arbeitstag optimal durchplanen.

2. Aufgaben einteilen: Beginnen Sie den Arbeitstag nicht mit einer x-beliebigen Aufgabe, sondern teilen Sie die anstehenden Arbeiten nach Phasen ein. Selbsterklärend sollten Sie dringende Arbeiten zuerst erledigen, unwichtige Aufgaben dürfen trotz allem nicht liegenbleiben.

3. Arbeitsweise beobachten: Sie kennen sich selbst am besten und wissen, welche Aufgaben Sie zu welcher Zeit schnell erledigen. Vermeiden Sie demzufolge dringende Aufgaben in Stresssituationen und motivieren Sie sich ebenso bei unschönen Arbeiten.

4. Fragen klären: Welche Arbeiten nehmen viel Zeit in Anspruch? Können Sie ein Projekt an andere Kollegen weitergeben? Gibt es ein Programm, das Sie bei der Arbeit unterstützt? Spielen Sie Ihren Arbeitstag im Kopf durch.

Flexibel bei der Zeitplanung sein

Mit einem guten Zeitmanagement können Sie Ihren Arbeitstag strukturieren und optimieren. Trotz allem sollten Sie bei der Zeitplanung flexibel sein. Es kann Tage geben, an denen Sie spontan neue Aufgaben erhalten, zusätzlich gibt es Arbeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, eventuell mehr Zeit als geplant. Des Weiteren lässt sich Zeitmanagement nicht in jedem Beruf gleich integrieren. Je nach Branche kann es vorkommen, dass täglich unerwartete Arbeiten auftreten, die besonders dringend sind. Aus diesem Grund ist Zeitmanagement ebenso ein gutes Selbstmanagement, bei dem Sie lernen, Ihren Arbeitstag sinnvoll und effektiv zu planen.